CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Cos'è

protocollo2La conservazione sostitutiva garantisce nel tempo l'integrità e la leggibilità dei documenti informatici nel pieno rispetto della più recente normativa in materia.

Kibernetes offre il servizio di conservazione sostitutiva di tutta la documentazione gestita con il software di protocollo ProgettoEnte – Protocollo e Atti.

I documenti digitali archiviati con ProgettoEnte - Protocollo e Atti possono essere avviati in conservazione sostitutiva, secondo le modalità stabilite dalla normativa di riferimento, seguendo tutte le azioni necessarie a garantire il corretto svolgimento del processo di conservazione.

Il processo di conservazione prevede, secondo la normativa di riferimento, tra le altre operazioni:

- l’apposizione della marca temporale e della firma digitale di controllo del procedimento effettuata tramite tecnologie di firma digitale e marcatura temporale digitale

- la memorizzazione dei documenti su qualsiasi supporto che garantisca la leggibilità nel tempo, assicuri l’ordine cronologico, la ricercabilità e l'estrazione delle informazioni dagli archivi informatici

- l'esibizione dei documenti, anche per via telematica, secondo le modalità stabilite con appositi provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie Fiscali

- gli adempimenti previsti dalla normativa relativi alla sicurezza fisica e logica dell’archivio dei documenti conservati sostitutivamente e dell’intero procedimento di conservazione sostitutiva

Perché la Conservazione sostitutiva

La conservazione dei documenti in formato digitale ha ormai piena validità legale. Infatti, con la pubblicazione del Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministro dell'Economia e delle Finanze e della Deliberazione CNIPA n.11/2004, delle leggi e della normativa sulla conservazione ottica sostitutiva, del nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale e con il supporto delle più avanzate tecnologie informatiche, si dispone oggi di tutti gli strumenti per realizzare l' "ufficio senza carta". La dematerializzazione dei documenti amministrativi, contabili e fiscali offre a Imprese, Enti Pubblici, Professionisti e Associazioni di Categoria vantaggi concreti in termini di costi, organizzazione ed efficacia dei processi "produttivi".

I vantaggi

  • Conservazione cartacea
    • rischio di perdita di documenti
    • impossibilità di consultazione a distanza
    • ricatalogazione spesso erronea di documenti già consultati
  • Conservazione Sostitutiva
    • basta un click per visualizzare in tempo reale un documento da qualunque pc
    • la consultazione del documento non modifica mai la sua posizione all'interno del DataBase a norma
  • Drastico abbattimento degli spazi e dei costi di archiviazione
    Quali ad esempio carta, toner e stampanti,raccoglitori, magazzini, etc.
  • Niente più stampa di documenti gestiti informaticamente all'origine, come ad esempio le fatture
    Casi d'uso: conservazione a norma di documenti generati da qualsiasi applicazione software, quali ad esempio Libri Contabili, Dichiarativi fiscali, Fatture o Cedolini stipendio.
  • Salvataggio dei documenti
    per garantire la massima sicurezza ogni documento è salvato più volte sia su dischi magnetici non riscrivibili, sia su dischi ottici.
  • Tutti i vantaggi del modello ASP
    zero investimenti, totale controllo dei costi, nessun onere di gestione.
  • Piena conformità ai requisiti normativi di garanzia nel tempo
    • leggibilità (contro l'usura, l'obsolescenza del formato, eccetera)
    • accessibilità (facilità di consultazione e richiami successivi)
    • informazioni di contesto (pratica di appartenenza, faldone, nome autore, eventuali rettifiche o correzioni, eccetera).
  • Adeguamento costante alla normativa senza interruzione del servizio
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Il Gruppo Kibernetes nei suoi 38 anni di attività ha conquistato la fiducia di oltre 1000 Enti locali e ad oggi è uno dei più importanti operatori nazionali specializzato nel settore degli Enti Pubblici.

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