Dematerializzazione delle pratiche dell’Ufficio Tecnico

Kibernetes supporta e segue l'Ente durante tutto il processo di dematerializzazione delle pratiche dell'Ufficio Tecnico.

La dematerializzazione è importante per l’Ufficio Edilizia Privata e Urbanistica, che gestisce archivi cartacei di notevoli dimensioni.

La gestione cartacea comportanotevoli inefficienze: operazioni di ricerca e consultazione complesse, ricerche lunghe e spesso infruttuose, a causa anche della modalità di archiviazione che nel corso degli anni spesso cambia, servizio per gli utenti lento e poco efficace.
Le pratiche edilizie, infatti, sono costituite da una considerevole quantità di documenti di diversa tipologia e devono essere consultate da Uffici diversi; queste due caratteristiche fanno sì che la loro gestione cartacea non ne consenta un uso semplice ed immediato.
A questo, si deve aggiungere che i documenti che compongono la pratica provengono da Uffici diversi e parte di essi sono forniti da soggetti esterni e sono di vario formato (es. Elaborati grafici anche su A0).

Il servizio

edilizia2 Il servizio si articola in diverse fasi:
  • ritiro del materiale cartaceo
  • normalizzazione del materiale cartaceo
  • digitalizzazione/scansione dei documenti
  • indicizzazione e verifica dei dati
  • gestione documenti/dati di difficile interpretazione
  • archiviazione ottica
  • riconsegna dei documenti originali
  • consegna cd/dvd, collaudo, e istruzione al personale all’uso del software di ricerca, visualizzazione e stampa dei documenti
  • ricerca documenti originali

I benefici

  • risparmi di carta e di spazi di stoccaggio,
  • risparmio di tempo:
    • non è più necessario ricercare costantemente la pratica ed il documento cartaceo
    • è molto più rapida e facile la ricerca delle informazioni
    • è meno dispendioso rispondere ai bisogni/richieste degli altri uffici o di Enti esterni
  • maggiore disponibilità di risorse umane
    da impiegare verso nuove attività o progetti e quindi per migliorare i servizi ai cittadini
  • immagine di modernità ed innovazione  dell'Ente
  • maggiore sicurezza e protezione dei dati
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