Dematerializzazione delle pratiche dell’Ufficio Tecnico

Kibernetes supporta e segue l'Ente durante tutto il processo di dematerializzazione delle pratiche dell'Ufficio Tecnico.

La dematerializzazione è importante per l’Ufficio Edilizia Privata e Urbanistica, che gestisce archivi cartacei di notevoli dimensioni.

La gestione cartacea comportanotevoli inefficienze: operazioni di ricerca e consultazione complesse, ricerche lunghe e spesso infruttuose, a causa anche della modalità di archiviazione che nel corso degli anni spesso cambia, servizio per gli utenti lento e poco efficace.
Le pratiche edilizie, infatti, sono costituite da una considerevole quantità di documenti di diversa tipologia e devono essere consultate da Uffici diversi; queste due caratteristiche fanno sì che la loro gestione cartacea non ne consenta un uso semplice ed immediato.
A questo, si deve aggiungere che i documenti che compongono la pratica provengono da Uffici diversi e parte di essi sono forniti da soggetti esterni e sono di vario formato (es. Elaborati grafici anche su A0).

Il servizio

edilizia2 Il servizio si articola in diverse fasi:
  • ritiro del materiale cartaceo
  • normalizzazione del materiale cartaceo
  • digitalizzazione/scansione dei documenti
  • indicizzazione e verifica dei dati
  • gestione documenti/dati di difficile interpretazione
  • archiviazione ottica
  • riconsegna dei documenti originali
  • consegna cd/dvd, collaudo, e istruzione al personale all’uso del software di ricerca, visualizzazione e stampa dei documenti
  • ricerca documenti originali

I benefici

  • risparmi di carta e di spazi di stoccaggio,
  • risparmio di tempo:
    • non è più necessario ricercare costantemente la pratica ed il documento cartaceo
    • è molto più rapida e facile la ricerca delle informazioni
    • è meno dispendioso rispondere ai bisogni/richieste degli altri uffici o di Enti esterni
  • maggiore disponibilità di risorse umane
    da impiegare verso nuove attività o progetti e quindi per migliorare i servizi ai cittadini
  • immagine di modernità ed innovazione  dell'Ente
  • maggiore sicurezza e protezione dei dati


L'INIZIATIVA FRONTE COMUNE


L'AgID - Agenzia per l'Italia Digitale aveva previsto un cronoprogramma che, in un ottica di auspicata semplificazione, avrebbe dovuto portare fin dall'Agosto 2016 alla digitalizzazione delle modalità di presentazione, archiviazione, presa d'atto e autorizzazione delle istanze relative all'Edilizia e al SUAP.

Invece, le ben note proroghe e la mancanza di una visione uniforme da parte dei legislatori ci hanno di fatto portato ad una situazione nella quale la complessità di gestione dei procedimenti relativi all'edilizia e alle attività produttive è oggettivamente aumentata.

L'iniziativa "Fronte Comune" intende condividere l'attuale situazione esistente, le problematiche da affrontare e proporre quindi un possibile piano di attività che porti ad un efficiente sviluppo dell'operatività degli addetti coinvolti.

L'occasione è inoltre propizia per condividere le esperienze dei Comuni che hanno già avviato alcuni progetti quali un più proficuo utilizzo della soluzione GPE - Gestione Pratiche Edilizie, l'interfacciamento con la conservazione sostitutiva, la gestione dell'archivio storico delle pratiche, l'integrazione con il web, la realizzazione del SIT e la gestione delle pratiche relative al commercio.

Tutti temi questi tra loro correlati e di interesse quotidiano per gli operatori comunali.

La possibilità di confrontarsi sulle metodologie già utilizzate in altre realtà, l'individuazione dei servizi indispensabili per il funzionamento delle soluzioni e la possibilità di comprendere quale approccio è stato utilizzato per affrontare problematiche comuni, deve portare al perfezionamento dei processi informativi, al raggiungimento di economie di scala e all'individuazione di risorse da poter eventualmente condividere tra realtà locali che si trovano ad affrontare la stessa sfida digitale.

L'iniziativa "Fronte Comune" intende quindi fare squadra tra gli uffici tecnici (ma non solo) dei vari enti locali con un approccio operativo dove si auspica ognuno possa portare il proprio contributo di eccellenza, condividere le esperienze e far tesoro delle attività già compiute dai colleghi degli altri enti locali.

Kibernetes, forte della propria esperienza di supporto e affiancamento agli operatori comunali coinvolti in questi ambiti, organizza una serie di incontri per fare appunto "Fronte Comune".

Per i prossimi appuntamenti di Fronte Comune seguci nella sezione eventi, oppure richiedi maggiori informazioni a info@kibernetes.it.

 

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