Fattura Elettronica

Un'opportunità per migliorare l'efficienza dei processi amministrativi per la gestione della spesa

di Gianluigi Sbrogiò e Paola Vanzin – Kibernetes Treviso

Nel primo quadrimestre del 2015 gli Uffici Ragioneria degli Enti Locali dovranno affrontare un grande cambiamento che deriva dall’avvio del processo di Armonizzazione Contabile, e anche dall’obbligo, a partire dal 31 marzo, di fatturazione elettronica da parte dei fornitori.
In genere ci si è concentrati sugli aspetti contabili, nel caso dell’Armonizzazione, e su quelli tecnologici per la fattura elettronica, sottovalutando invece l’impatto da un punto di vista organizzativo. Se ne è parlato poco e, nei rari momenti in cui lo si è fatto, si è posto l’accento sulle difficoltà: personale insufficiente, poca attenzione alla formazione, nuovi adempimenti in uno scenario già complesso.
Non vogliamo sottovalutare questi aspetti, ma la Fatturazione Elettronica rappresenta anche una grande opportunità per migliorare l’efficienza di molti processi amministrativi ed, in particolare, quello della gestione della spesa, se in accordo con una riprogettazione dell’organizzazione interna.
L’applicazione dei nuovi principi contabili della programmazione e della contabilità finanziaria comporterà una responsabilità contabile “distribuita” e non più concentrata, come è stato finora, nell’Ufficio Ragioneria.

I Responsabili dei processi di spesa dovranno avere il controllo di tutte le fasi del processo: la fattura elettronica gioca in questo contesto un ruolo di primo piano, perché permetterà di razionalizzare e rendere più sicuro il flusso delle informazioni, favorendo la distribuzione delle procedure contabili.
Fin dall’inizio è opportuno individuare gli uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche e censirli nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Una volta ottenuto il codice IPA, questo dovrà essere indicato già nell’ordine al fornitore, facilitando quindi tutto l’iter, dall’emissione dell’ordine all’accettazione, o rifiuto, della fattura, fino alla liquidazione. Si può dire che, con l’accettazione della fattura, è possibile avviare la liquidazione, in accordo con i principi di contabilità finanziaria diffusi dal Ministero dell’Economia e delle Finanze.

In sintesi, ecco l’elenco delle attività affinché l’Ente arrivi pronto alla scadenza del 31 marzo dell’obbligo della fatturazione elettronica:

1. Costituire un Gruppo di Lavoro con assegnazione dei ruoli, un’opportuna divisione dei compiti e una struttura di governo che garantisca il raggiungimento degli obiettivi, individuando tempi e modalità per il passaggio alla gestione elettronica delle fatture.
2. Definire o aggiornare le procedure per la ricezione delle fatture:
   • predisporre un canale di comunicazione verso il Sistema di Interscambio (ad es., la PEC)
   • individuare e censire gli Uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche
   • allineare i codici degli Uffici censiti nell’IPA con gli uffici presenti nella Piattaforma di Certificazione dei Crediti
3. Comunicare i codici IPA ai fornitori, entro il 28 febbraio 2015.
4. Adeguare i sistemi contabili e le infrastrutture informatiche preposte alla ricezione e gestione delle fatture elettroniche ed effettuare i test di funzionamento
5. Predisporre l’iter per la conservazione dei documenti di fatturazione:
   • individuare il Responsabile della Conservazione
   • predisporre un Manuale della Conservazione che definisca il funzionamento del sistema, le regole di sicurezza, la gestione delle anomalie
   • verificare il processo di esibizione a norma dei documenti

Dall’1 aprile 2015 l’Ente sarà tenuto a:

• ricevere la fattura in formato elettronico e protocollarla
• esplicitare l’esito della ricezione (accettazione/rifiuto) al Sistema di Interscambio
• conservare a norma la Fattura
• gestire il ciclo di vita della fattura, in accordo con la Piattaforma per la Certificazione dei Crediti

Oggi si possono quindi sfruttare le opportunità del cambiamento, a patto che l’Ente sia disponibile a riprogettare l’organizzazione ed il sistema informativo interno, partendo da un percorso formativo-metodologico ed adottando strumenti informatici per la gestione elettronica dell’intero ciclo di vita della fattura.
L’adozione di un sistema di contabilità e gestione documentale integrata con il protocollo informatico, che consenta un’efficace comunicazione con il Sistema di Interscambio e con la Piattaforma per la Certificazione dei Crediti, assicurerà agli Enti un notevole risparmio di tempo e di lavoro, oltre che una ottimale gestione del flusso di fatturazione, dall’ordine fino alla liquidazione.