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C’era una volta la carta

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di Marco Perillo

Utopia, fino a qualche anno fa avremmo definito così un qualsiasi programma, intrapreso dal legislatore, con l’obiettivo finale di accompagnare le Pubbliche Amministrazioni verso il definitivo abbandono della carta nello svolgimento delle loro attività.
Troppo radicata la necessità di dover toccare con mano un documento per conferirgli la giusta importanza, il bisogno di accumulare pile di fogli sulla scrivania per illudersi di avere tutto sotto controllo… Eppure quel giorno è arrivato. È datato 13 novembre 2014 il DPCM che decreta ufficialmente i termini entro i quali le Amministrazioni dovranno adeguare la propria organizzazione ed i propri sistemi informativi per adempiere all’obbligo di produzione di documenti amministrativi in formato digitale, pena la nullità degli stessi.
Ma quanto tempo hanno gli Enti per prepararsi a questo cambiamento epocale? Salvo inaspettate proroghe, ormai passate di moda, la scadenza è prevista per agosto 2016; davvero poco dato il calibro delle novità in essere. L’adozione di nuove figure di responsabilità, una rivisitata gestione dei flussi documentali, l’introduzione di sistemi di sottoscrizione digitale degli elaborati; senza dimenticarsi poi del nuovo approccio metodologico che amministratori ed amministrativi dovranno fare proprio, necessariamente consci dei vantaggi e dei limiti della validazione temporale dei documenti digitali.
Parallelamente ai nuovi obblighi emerge l’esigenza di preservare nel tempo i contenuti informatici, sia nel loro valore giuridico che storico. Gli strumenti da utilizzare, descritti nel DPCM del 3 dicembre 2013, vengono riassunti nel concetto di “Conservazione Digitale”, ove si dettano i metodi ed i tempi per l’applicazione rigorosa del nuovo sistema di archiviazione informatica.
Per realizzare tutti i cambiamenti richiesti dal legislatore è necessario avvalersi, oltre che di indispensabili competenze professionali, di strumenti informatici che assicurino un controllo continuo durante tutta la fase di vita dei documenti informatici, dalla formazione sino alla definitiva conservazione a norma.
L’SOS lanciato dalle Amministrazioni non poteva rimanere inascoltato ed il supporto, la consulenza e l’esperienza di Kibernetes sono arrivati puntuali. Con nuovi servizi e novità nel software, Kibernetes si conferma un prezioso compagno di viaggio in questo percorso che sradicherà obsoleti metodi di lavoro, rivoluzionando l’operato degli Enti pubblici, rendendo il lavoro un po’ più semplice e più leggero.

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