I SERVIZI DELL'UFFICIO TECNICO
La dematerializzazione per
per l’Ufficio Tecnico
Le pratiche edilizie sono costituite da una considerevole quantità di documenti di diversa tipologia/formato e devono essere consultate da uffici diversi. Queste caratteristiche rendono loro gestione cartacea particolarmente inefficace per l’Ufficio Tecnico: operazioni di ricerca e consultazione molto difficili, operazioni di ricerca e consultazione molto difficili, molto tempo speso per trovare le pratiche.
Il passaggio ad una gestione digitale consente di avere un archivio elettronico facilmente consultabile, con reperimento immediato dei documenti deve essere (attraverso l’individuazione delle opportune chiavi di ricerca).
I servizi
Kibernetes supporta gli Enti in:
- Progetti di recupero degli archivi cartacei
con consulenza organizzativa e metodologica, - Servizi di acquisizione e indicizzazione
con affiancamento completo nello svolgimento dell’intero adempimento - Strumenti software anche integrati con il gestionale utilizzato dall’ufficio.
Ad oggi risulta quindi indispensabile intraprendere una strada che porti alla digitalizzazione degli archivi pregressi e alla sostituzione graduale della metodologia attuale di archiviazione del flusso documentale cartaceo, sia in ingresso che in uscita, con una gestione completamente digitale dei procedimenti e degli allegati.
I progetti Kibernetes per l’Ufficio tecnico
Kibernetes supporta gli Enti nei progetti di recupero degli archivi cartacei, fornendo consulenza organizzativa e metodologica, servizi di acquisizione e indicizzazione, e strumenti software anche integrati con il gestionale utilizzato dall’ufficio.
In concomitanza, il momento dell’acquisizione e recupero del pregresso può essere sfruttato dalle Amministrazioni anche per rivedere la propria gestione dell’archivio delle pratiche edilizie.
Kibernetes è in grado di dare un supporto anche nella individuazione della migliore soluzione di stoccaggio del cartaceo, temporaneo e/o definitivo, sia all’interno che all’esterno dell’Ente (in questo caso si parla di delocalizzazione).
I I progetti Kibernetes per la dematerializzazione sono improntati al raggiungimento di obiettivi ben definibili:
Abbattimento dei costi di gestione e mantenimento relativamente ai risparmi diretti
- Infrastrutture (stampanti, armadi, archivi ecc..)
- Spazio (magazzini, stanze, altre sedi ecc.)
- Carta e materiale consumabile in genere
Recupero di efficienza intervenendo sui risparmi indiretti
- Risorse umane e tempo (per un comune di 15.000 abitanti si stimano più di 30 giornate/uomo per le ricerche)
- Efficienza (ricerche di una pratica: da più di 15 minuti a pochi secondi)
- Organizzazione (pratiche edilizie gestite in tempi ridotti a meno di 1/3, condivisione, trasparenza)
- Sicurezza (back-up, controllo delle attività, conservazione a norma)
Miglioramento della qualità dei servizi in termini di immagine e servizio percepito
- Integrazione con soluzioni web e app
- Servizi innovativi a cittadini e aziende
- Soluzioni “Tutto in un click”
