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IL SOFTWARE

ksd – protocollo e atti amministrativi

Passare al digitale non significa solo rispettare una normativa ma dimostrare rispetto per l’ambiente e attenzione per i cittadini.
Con KSD – Protocollo e Atti, si possono acquisire documenti (cartacei e digitali), registrarne il protocollo, archiviarli e conservarli (grazie alla conservazione sostitutiva)…. e dimenticare carte, scaffali e raccoglitori.

Cos’è

KSD – Protocollo e Atti, è il software di protocollo informatico realizzato da Kibernetes nel rispetto delle norme sul documento amministrativo informatico e delle indicazioni di AgID.

Il software permette di:

  • informatizzareil servizio di protocollo
  • garantire la trasparenza delle azioni amministrative anche nei confronti degli utenti esterni
  • ottimizzare ii flussi informativie i processi decisionali
  • ottimizzare i costi.

KSD – Protocollo e Atti è una soluzione scalabile e integrata, che consente di adeguarsi alle crescenti necessità dell’amministrazione.

I benefici

  • Pensato per l’utente
    l’interfaccia è semplice ed intuitiva e l’architettura web si adatta a qualunque tipo di realtà organizzativa, distribuita o centralizzata.
  • Scalabile e personalizzabile 
    accanto al “nucleo minimo”, che contiene le funzioni base previste dalla normativa vigente, si possono aggiungere funzioni specializzate, quali:

    • l’archiviazione automatica di immagini e il workflow
    • l’interoperabilità dei documenti,
    • la gestione documentale di atti e procedimenti amministrativi,
    • la firma digitale
    • la notifica attraverso la posta elettronica istituzionale,
    • la pubblicazione on line dell’Albo Pretorio
  • Qualità e integrazione con i software più diffusi
    il software è realizzato con le tecnologie leader di mercato e si interfaccia facilmente con i programmi già in uso negli uffici.

Le funzionalità

Il prodotto base prevede due funzionalità:

  • il NUCLEO MINIMO PROTOCOLLO ( Testo Unico DPR 445/2000, art. 53) che consente la:
    • Registrazione dei protocolli in ingresso e in uscita, con applicazione di codice a barre
    • Ricerca protocolli e classificazione dei documenti protocollati secondo un criterio di organizzazione (o titolario) adottato dall’ente
  • la GESTIONE DOCUMENTALE che consente la:
    • Acquisizionedei documenti informatici, cartacei e provenienti dalla casella di posta elettronica ufficiale dell’ente
    • Acquisizionedi grandi volumi di documenti cartacei con l’utilizzo delle segnature di protocollo in formato codice a barre
    • Fascicolazionedei documenti
    • Ricercadocumenti e fascicoli, con reperimento di tutte le relative informazioni

Grazie alle funzionalità aggiuntive è anche possibile:

  • gestire il workflow documentale
    • smistamento dei protocolli e dei documenti agli uffici competenti
    • scrivania di lavoro per la gestione dei documenti e fascicoli di propria competenza, con possibilità di delega per i periodi di assenza e di inoltro ad altri uffici
    • gestione flussi base per l’esecuzione di un procedimento su un fascicolo, in cui i responsabili possono fare avanzare la pratica e inserire i documenti
  • gestire di reportisticae registro di emergenza informatico
  • integrare il software con la casella di posta elettronica dell’Ente
    ogni componente gestionale (documenti, protocollo, atti, albo pretorio, appunti, fascicoli) utilizza le caselle di posta certificata o istituzionale dell’Ente per inviare o ricevere testi, modifiche, suggerimenti o notificare stati di avanzamento di pratiche in corso di svolgimento. L’integrazione consente la protocollazione automatica dei messaggi pervenuti nelle caselle di posta che l’Ente desidera integrare.
  • integrare il software con la firma digitale elettronica
    L’integrazione con la firma digitale qualificata è disponibile ovunque vi sia produzione documentale e convive con la firma tradizionale. Per esempio è possibile apporre su uno stesso documento sia firme digitali sia firme tradizionali (nei casi si vogliano tracciare passaggi informali nella definizione di una decisione). KSD – Protocollo e Atti consente l’uso di tutte le firme digitali esistenti con un processo guidato che riduce enormemente i classici tempi di apposizione della firma, rendendoli comparabili alla apposizione della firma autografa; è disponibile utilizzando il software di firma di CompEd®.
  • integrare il software con i sistemi di acquisizione ottica documenti
  • gestire l’albo pretorio online