ksd – protocollo e atti amministrativi
Passare al digitale non significa solo rispettare una normativa ma dimostrare rispetto per l’ambiente e attenzione per i cittadini.
Con KSD – Protocollo e Atti, si possono acquisire documenti (cartacei e digitali), registrarne il protocollo, archiviarli e conservarli (grazie alla conservazione sostitutiva)…. e dimenticare carte, scaffali e raccoglitori.
Cos’è
KSD – Protocollo e Atti, è il software di protocollo informatico realizzato da Kibernetes nel rispetto delle norme sul documento amministrativo informatico e delle indicazioni di AgID.
Il software permette di:
- informatizzare il servizio di protocollo
- garantire la trasparenza delle azioni amministrative anche nei confronti degli utenti esterni
- ottimizzare ii flussi informativi e i processi decisionali
- ottimizzare i costi.
KSD – Protocollo e Atti è una soluzione scalabile e integrata, che consente di adeguarsi alle crescenti necessità dell’amministrazione.
I benefici
- Pensato per l’utente
l’interfaccia è semplice ed intuitiva e l’architettura web si adatta a qualunque tipo di realtà organizzativa, distribuita o centralizzata. - Scalabile e personalizzabile
accanto al “nucleo minimo”, che contiene le funzioni base previste dalla normativa vigente, si possono aggiungere funzioni specializzate, quali:- l’archiviazione automatica di immagini e il workflow
- l’interoperabilità dei documenti,
- la gestione documentale di atti e procedimenti amministrativi,
- la firma digitale
- la notifica attraverso la posta elettronica istituzionale,
- la pubblicazione on line dell’Albo Pretorio
- Qualità e integrazione con i software più diffusi
il software è realizzato con le tecnologie leader di mercato e si interfaccia facilmente con i programmi già in uso negli uffici.
Le funzionalità
Il prodotto base prevede due funzionalità:
- il NUCLEO MINIMO PROTOCOLLO ( Testo Unico DPR 445/2000, art. 53) che consente la:
- Registrazione dei protocolli in ingresso e in uscita, con applicazione di codice a barre
- Ricerca protocolli e classificazione dei documenti protocollati secondo un criterio di organizzazione (o titolario) adottato dall’ente
- la GESTIONE DOCUMENTALE che consente la:
- Acquisizione dei documenti informatici, cartacei e provenienti dalla casella di posta elettronica ufficiale dell’ente
- Acquisizione di grandi volumi di documenti cartacei con l’utilizzo delle segnature di protocollo in formato codice a barre
- Fascicolazione dei documenti
- Ricerca documenti e fascicoli, con reperimento di tutte le relative informazioni
Grazie alle funzionalità aggiuntive è anche possibile:
- gestire il workflow documentale
- smistamento dei protocolli e dei documenti agli uffici competenti
- scrivania di lavoro per la gestione dei documenti e fascicoli di propria competenza, con possibilità di delega per i periodi di assenza e di inoltro ad altri uffici
- gestione flussi base per l’esecuzione di un procedimento su un fascicolo, in cui i responsabili possono fare avanzare la pratica e inserire i documenti
- gestire di reportistica e registro di emergenza informatico
- integrare il software con la casella di posta elettronica dell’Ente
ogni componente gestionale (documenti, protocollo, atti, albo pretorio, appunti, fascicoli) utilizza le caselle di posta certificata o istituzionale dell’Ente per inviare o ricevere testi, modifiche, suggerimenti o notificare stati di avanzamento di pratiche in corso di svolgimento. L’integrazione consente la protocollazione automatica dei messaggi pervenuti nelle caselle di posta che l’Ente desidera integrare. - integrare il software con la firma digitale elettronica
L’integrazione con la firma digitale qualificata è disponibile ovunque vi sia produzione documentale e convive con la firma tradizionale. Per esempio è possibile apporre su uno stesso documento sia firme digitali sia firme tradizionali (nei casi si vogliano tracciare passaggi informali nella definizione di una decisione). KSD – Protocollo e Atti consente l’uso di tutte le firme digitali esistenti con un processo guidato che riduce enormemente i classici tempi di apposizione della firma, rendendoli comparabili alla apposizione della firma autografa; è disponibile utilizzando il software di firma di CompEd®. - integrare il software con i sistemi di acquisizione ottica documenti
- gestire l’albo pretorio online